Краснодар, 21 августа – Юг Times, Елена Иванова. Как вести бизнес так, чтобы легко проходить отчетные периоды и не получать штрафов и неприятных вопросов от фискальных органов.

Подсчет прибыли - последний и самый приятный этап в ведении бизнеса. Но путь к доходу начинается с куда более прозаичной работы, и чтобы дойти до финиша с наименьшими потерями,  важен четко налаженный учет всех финансовых движений. Тогда итог будет действительно радовать предпринимателя. Почему многие компании не знают свою настоящую прибыль, когда налоговая легко может добавить несколько миллионов дополнительных платежей, и как выстроить безошибочный бухгалтерский учет, рассказала собеседница «Юг Times».

Юлия Алпатова, собственник и руководитель компании AutbuK

-Юлия, одно дело - работать наемным бухгалтером и другое - открыть собственную бухгалтерскую компанию. Что для этого понадобилось, кроме собственного опыта работы в профессии? 

- Переломный момент наступил, когда я стала мамой. Понадобилась смелость признать, что нормированный график для меня теперь неприемлем, и начать поиск выхода из ситуации. Когда работаешь в найме, знаешь: если что-то пойдет не так, сможешь просто поменять компанию, уйти в другую. Но если открываешь свое дело, от него уже не уйдешь. Нужно брать на себя ответственность за весь путь бизнеса, за то, как развивается компания. Ответственность за сотрудников, качество выполнения ими работы, репутацию компании. Понадобилась сила воли, сила духа, сила разума. 

- Почему компании делают выбор в пользу бухгалтерского сопровождения вместо найма собственного бухгалтера?

 - По разным причинам. Последнее время одной из частых является дефицит специалистов. Сегодня очень актуален вопрос поиска кадров. Не все хотят учиться, не все руководители могут мотивировать свою команду. Время непростое, и не только для роста, но даже для стабильной работы на том уровне, который уже накоплен. Также нередко к нам приходят компании, у которых ушел бухгалтер, и оказалось, что в учете полный беспорядок. Еще одна причина: компания долго перебирает сотрудников, но не может найти бухгалтера, который бы отвечал всем требованиям. 


Формат услуги индивидуальный 

- Насколько широки возможности дистанционной работы с вашими клиентами? Можно ли открыть бизнес или сотрудничать без единого визита в компанию? 

- С каждым годом мы стараемся увеличивать возможности нашей компании в работе с клиентами. Открытие бизнеса дистанционно - одна из базовых услуг. Сейчас настолько широки возможности электронной цифровой подписи физического лица, предпринимателя и организации, что можно сделать на удаленке очень многое. Можно без встречи в физическом формате заключить официальный и качественный договор. 

Могу сказать, что популярны разные виды услуг. Разовые, например, открытие бизнеса, ликвидация компании, подача декларации по форме 3-НДФЛ, когда гражданин продал движимое или недвижимое имущество. А также постоянное бухгалтерское и налоговое сопровождение. Кроме того, мы проводим на предприятиях аудит, этим занимаются аудиторы нашей компании. 

В этом году стали очень популярны услуги сопровождения предпринимателя или руководителя компании при вызове его в налоговую инспекцию. Я и мои специалисты проверяем учет компании, а затем я лично сопровождаю клиента в ИФНС. 

Также последнее время стала популярна услуга ответа на требование налоговой инспекции о даче пояснений по деятельности компании или ИП. Часто ни руководство, ни штатный бухгалтер не понимают, что отвечать в подобном случае. Наши сотрудники всегда знают, как составить корректное пояснение. 

- У вас несколько бухгалтеров. По какому принципу за компанией, обратившейся за бухгалтерскими услугами, закрепляется тот или иной специалист? 

- На сегодня штат компании составляет 15 человек, из них 12 бухгалтеров, остальные - это два аудитора и юрист. 

С каждым новым клиентом я общаюсь лично. В процессе беседы, как правило, сразу понимаю, какой специалист ему подойдет. Смотрю не только на специфику работы компании, но и на то, какой характер у руководителя. Ведь бухгалтер и руководитель обязательно должны сработаться и на личностном уровне. Также могут быть дополнительные требования - например, нужно подстраиваться под местное время, если компания находится в регионе, который удален на несколько часовых поясов. Не каждый человек может выстроить режим работы в нестандартном временном промежутке. Я закрепляю специалиста на первый месяц и наблюдаю. Если все идет хорошо, назначенный бухгалтер продолжает вести эту компанию. Если возникают какие-то сложности, сотрудник будет заменен. 

Обычно прикрепляю конкретного бухгалтера к компании, и он постоянно ее ведет. Но при этом каждый специалист заменяем. Компания на рынке 11 лет, и команда собрана. Если бухгалтер, который вел работу, ушел в отпуск, декрет или уволился, клиент будет передан другому специалисту, и это пройдет совершенно безболезненно. 


В курсе всех новелл 

- Как идет работа над повышением квалификации бухгалтеров компании? 

- Наши специалисты каждый год получают диплом о повышении квалификации в Высшей школе главного бухгалтера. Я сама по нескольку раз в год обучаюсь и передаю знания своим сотрудникам. Сами они тоже проходят курсы, когда я вижу актуальность, обязательно отправляю на обучение - минимум два раза в год. 

- Налоговые изменения происходят постоянно. Компании, которая обслуживается у вас, не придется за ними следить? 

- Каждый день мы получаем все пояснения по актуальным изменениям, касаемся разных задач. Поэтому наперед знаем, что и как делать, внедряем все обновления, и руководству компании не нужно за этим следить. 


Профилактика ошибок 

- Почему бизнесу необходимо проводить аудит по своей инициативе? Как часто или в каких случаях это стоит делать?

 - Сейчас очень часто обращаются за инициативным аудитом. Руководители хотят посмотреть, что же происходит в их компании, свежим взглядом, со стороны. Выявить узкие места компании. Бывает, что у главного бухгалтера замылился глаз и он не замечает каких-то недоработок. Порой штатный бухгалтер не может донести до руководителя важность каких-либо изменений в компании, он не слышит подчиненного и не придает значения его рекомендациям. Но когда эти советы дает аудитор, руководители начинают задумываться и прислушиваться. Аудитор подсказывает, в чем можно сэкономить, если поменять систему налогообложения или выстроить процесс иначе. Еще одна причина аудита - руководитель сомневается в своем бухгалтере. Мы проверяем сотрудника, даем рекомендации, стоит ли менять специалиста или достаточно подкорректировать определенные задачи в учете. 

- Что обычно выявляется на аудите и даете ли вы какие-то рекомендации? 

- На аудите выявляются риски компании при взаимодействии с налоговыми органами, и мы даем рекомендации по действующему Налоговому кодексу, объясняем, как исправить ситуацию. У нас немало компаний, которые заказывают инициативный аудит из года в год. За время такого сотрудничества, постоянного выполнения наших рекомендаций компания достигает абсолютно белого режима работы, становится прозрачной, безопасной. Ее руководитель может спать спокойно - ни одна налоговая проверка не выявит нарушений, потому что качественный процесс ведения бухгалтерского и налогового учета настроен с учетом действующего законодательства. 


Помощь бизнесу 

- Каково примерное соотношение компаний, которые с самого начала доверили бухгалтерию вам, и тех, кто обратился позже, а также тех, кто пришел уже с большими проблемами? Чем отличается работа с этими тремя аудиториями? 

- Компаний, которые доверили нам свою бухгалтерию еще при открытии, порядка 60%. Все компании, которые пришли к нам открывать бизнес, растут вместе с нами. У них появляются новые отделения - у нас открываются филиалы. Они доверяют нам, а мы оправдываем их доверие качественной работой. 

Приходят также компании, которые при открытии полагали, что смогут сами справиться с финансовым учетом, или взяли знакомого бухгалтера-совместителя, думая, что работы будет немного и нет смысла брать полноценного сотрудника по найму. На самом деле уже при открытии ИП нужно учитывать много тонкостей, уметь сдавать отчетность, понимать, как работает касса. Если сразу финансовый учет выстроен неправильно, очень быстро накапливаются проблемы. С такими компаниями тяжело начинать работать, потому что сначала нужно навести порядок в учете. Невозможно за один день наладить работу, если годами какие-то операции делались неправильно. И мы не пытаемся так делать, потому что это будет слишком болезненно для компании. Сейчас высокие требования налоговой к чистоте компании, финансовым движениям, все счета должны быть прозрачны: и физлиц, и предпринимателей, и юридических лиц. Крайне важно вести учет вбелую. Постепенно мы выравниваем такие компании и доводим их до уровня наших изначальных постоянных клиентов. Если есть вопросы от налоговой, уведомляем налоговую службу о том, что компания обратилась к нам и сейчас в ней идет процесс восстановления учета.

 - Все знают о таких финансовых инструментах, как, например, лизинг, но немногие пользуются им. В чем проблемы компаний и почему эффективней привлекать к содействию профессионалов вашей компании? 

- Дело в том, что мы сотрудничаем с очень крупными компаниями, и среди них есть лизинговые. Наши партнеры продают кассы и внедряют эквайринг. Этой весной я получила в Москве очередную награду за сотрудничество со Сбером. Наше партнерство дает возможность сильным корпорациям предлагать лучшее нашим клиентам. Когда обращаемся к ним за услугой, мы знаем, что они выставят лучший вариант по выгодной цене. Когда работаем с клиентом из года в год, я могу обещать, что мы решим любой вопрос. 


Порядок - основа всего 

- Какие недоработки в бухгалтерском и налоговом учете чаще всего приводят к проблемам с налоговой? 

- Самое важное - первичная документация, которая должна быть оформлена правильно, с подписями и печатями, если печать предусмотрена в организации или у ИП. Это влияет на начисление налога. Должен быть правильно посчитан доход предприятия, отражены операции в кассе, данные сверены с ОФД. 

На основании этого формируются декларация или авансовые платежи, где отражен налог, который нужно оплатить. Если первичные документы оформлены неверно, то суммы по ним не идут в расходную часть прибыли или в расходы, если мы говорим об УСН. И если налоговая инспекция это выявляет, компании доначисляют налог, пеню и штраф. Порой довольно большие суммы. Если предприниматель, который работает по патенту, посчитает доход неверно и выйдет за установленные пределы в 60 миллионов рублей, доначисление может достигать 3,6 миллиона рублей, а также включать пени и штрафы. Если неверно посчитает добавленную стоимость, получит доначисление по НДС. Поэтому важен каждый этап: первичная документация, формирование документов, расчетный счет и касса, декларация и начисление налога. 

- Почему плохо налаженный учет влияет на прибыльность? Какие ошибки делают компании?

 - Там, где хаос, ничего нельзя найти. Поэтому, когда возникнет требование налоговой инспекции о пояснении той или иной операции, невозможно будет ответить правильно. И здесь возникает поле для доначислений. Это и повлияет на прибыльность предприятия. Если финансовый, управленческий учет не налажен, руководитель не видит по отчетам ДДС И БДР статьи расходов, движения денежных средств, не видит свою прибыль и не понимает, куда нужно направить силы, чтобы улучшить работу компании. 

- Какие вопросы учета в последнее время оказались для компаний самыми сложными, по вашему опыту? 

- Сейчас очень актуальна проблема блокировки счетов по 115 ФЗ. Все, кто не выполнил требования этого закона, лишились доступа к своим счетам. Когда такое происходит, предприниматель или руководитель организации становится заложником этой ситуации, не может вести хозяйственную деятельность. Он открывает счета в других банках, которые также блокируют, и в итоге оказывается в полной изоляции. На самом деле здесь снова надо идти от первичной документации, налаживать ее верное ведение, формировать правильную отчетность и возвращать доверие банков.


 Результат команды и роль лидера 

- Бухгалтерский труд требует большой усидчивости и вдумчивости, он достаточно однообразен. Есть ли мероприятия для сотрудников, которые помогают разнообразить обстановку? 

- На самом деле бухгалтерия только со стороны кажется скучной. Но это совершенно не так. В связи с постоянными изменениями законодательства нужно всегда держать руку на пульсе, искать самое верное решение, потому что зачастую налоговая инспекция при внедрении какого-либо нового закона не поясняет, как работать. Многозадачность не дает скучать, напротив, к нам часто обращаются компании, где бухгалтеры не справляются с потоком вопросов. Но соглашусь, что даже с многозадачностью специалистов нужно перезагружать. Мы в нашей компании всегда стараемся разнообразить обстановку. Я регулярно посещаю мероприятия, которые дают мне перезагрузиться. Устраиваем для своей команды совместные выходы на отдых, тренинги для общего развития, например, на улучшение коммуникативности. 

Сейчас в нашей компании сформировалась команда, где каждый не только за себя, но и друг за друга, и это влияет на то, какое качество услуг получают наши клиенты. 

В конце апреля открылся филиал в ТРК «Центр Города» на улице Красной, 176. Атмосфера здесь такая же, как и в нашем головном офисе. 

Объясню, почему мы выбрали эту локацию. У нас там был небольшой островок, но со временем один сотрудник перестал справляться, потому что спрос на услугу резко вырос. Сейчас там уже несколько специалистов. В этом офисе мы открываем ИП и ООО, оказываем услуги физическим лицам, консультации по любому налоговому или бухгалтерскому вопросу, добавление ОКВЭД, осуществляем вывод учредителя из организации, ликвидацию бизнеса. С любым вопросом мы справляемся на отлично, и я гордо об этом говорю. 

- Для всех владельцев бизнеса один из сложных вопросов - тайм-менеджмент. Как все успевать? 

- Действительно, когда руководитель расфокусирован и не может выделить, что сейчас приоритетнее, вся команда становится неэффективной. Эмоции и стратегия должны быть в балансе. Эмоции, идея идут от энергии, интереса, энтузиазма. Стратегия - от знаний о том, как правильно выстроить процессы. Но если в настоящее время эмоции перебивают знания, страдает качество работы. Есть интерес что-то сделать, и ради него игнорируется другая важная необходимость и потребность компании. Это неверный подход. Нужно четко понимать, что сейчас время для конкретного действия, и не отвлекаться на другие. В таком случае работа продвигается последовательно, все в коллективе понимают, что делают, и задачи выполняются. 

- Как вы отдыхаете от работы, восстанавливаете растраченные ресурсы организма? 

- Свои силы я восстанавливаю в путешествиях. Очень люблю посещать новые места. Даже когда не еду в отпуск, а отправляюсь в командировку с образовательными целями или по приглашению выступить спикером, я получаю огромный заряд энергии. 

По вечерам обязательно провожу время с детьми. Также у меня есть хобби, и для каждого из них выделен день в неделе. Уже давно я увлеклась танцами. Позже к этому прибавились уроки вокала. Они приносят мне удовольствие, а также помогают выработать поставленный голос для выступлений на мероприятиях. Также я внедрила в свой график занятия теннисом, они дают мне возможность прочувствовать быстроту движения, реакции, быть в тонусе, а это тоже помогает развиваться в бизнесе, ведь спорт и бизнес во многом похожи. 


Реклама. ИП Алпатова Ю. Н., ОГРН 317237500243853



За всеми важными новостями следите в Telegram, во «ВКонтакте», «Одноклассниках» и на YouTube